Se trata de una metamorfosis completa donde este tipo de impresora tiene conectividad directa con la nube
La impresora multifuncional láser ha evolucionado a lo largo del tiempo, y resulta un pilar fundamental en la oficina. Sin embargo, ha dejado de ser el invento clásico que usa un rayo láser para producir textos y gráficos de alta calidad en papel, para integrarse con soluciones eficientes tecnológicamente modernas en la nube.
Se trata de una metamorfosis completa donde este tipo de impresora tiene conectividad directa con la nube. Es una integración interesante que ahora la convierte en un gestor documental inteligente que hace operaciones automáticas; está compitiendo con las soluciones de software flujo de trabajo.
De imprimir a procesar datos
Históricamente hablando, las impresoras láser eran puntos finales dentro de un proceso establecido; es decir, la función principal era imprimir, copiar o escanear un documento. Después de que el papel salía de la bandeja, el proceso se terminaba.
Sin embargo, gracias a los avances de la conectividad, estos dispositivos podían enviar un documento escaneado hacia una carpeta compartida. No obstante, la evolución no terminaría allí.
En los tiempos modernos, estos dispositivos ahora son capaces de integrar conexión directa con la nube. Y las operaciones se pueden hacer de forma automática, como el escaneo y envío de documentos digitalizados. Esto es posible gracias a un procesamiento inteligente que ocurre desde las propias impresoras. Y Ricoh es una de las empresas que ha integrado estos cambios en sus equipos.
Esta evolución redefine el equipo por completo. Pasa de ser una herramienta pasiva de ejecución a un participante activo y fundamental en los flujos de trabajo de cualquier negocio moderno.
Automatización desde un panel táctil en el equipo
Con los avances tecnológicos, muchas impresoras láser, así como las monocromaticas más eficientes, integran procesadores y pantallas táctiles como parte de su interfaz. De esta manera, los usuarios pueden ejecutar tareas desde un centro de control.
Por ejemplo, estos equipos pueden escanear una factura y digitalizarla. Posteriormente, es posible enviarla a la nube para clasificar los documentos de forma automática. Se trata de una información que es enrutada al destino correcto.
El proceso elimina pasos manuales que consumen tiempo. Se acaba el escanear y subir los archivos manualmente. La impresora se encarga de todo el flujo de trabajo inicial.
Nuevo competidor en el área del flujo de trabajo
Con estas nuevas funcionalidades, estos equipos multifuncionales operan como rivales directos del software de gestión documental. Entonces, es posible que las compañías se pregunten si requieren de soluciones de terceros para llevar a cabo estas tareas.
Fabricantes como HP, Xerox y Brother están desarrollando ecosistemas similares. Ofrecen tiendas de aplicaciones directamente en las interfaces de sus equipos, permitiendo una personalización sin precedentes del flujo de trabajo.
Gracias a estos desarrollos, las aplicaciones se pueden conectar de manera directa con servicios importantes, como Google Drive, entre otros. En pocas palabras, la impresora se convierte en un equipo de alta productividad e integral.
Este enfoque integrado simplifica enormemente la gestión tecnológica. Centraliza la adquisición, el soporte y la formación en una única plataforma, reduciendo la complejidad y los costes asociados a múltiples proveedores.
Principales ventajas de estas soluciones con conectividad directa a la nube
Existen varias ventajas tangibles que ofrecen las impresoras multifuncionales láser que tienen conexión directa con la nube. Las principales son estas:
- Precisión de los datos. La clasificación y extracción automatizada de información reduce los errores humanos, garantizando que los documentos se archiven correctamente desde el primer momento.
- Eficiencia. Reduce drásticamente el tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas repetitivas, liberándolos para actividades de mayor valor añadido.
- Accesibilidad. Esto es posible porque los documentos digitalizados y clasificados se encuentran disponibles al instante para los equipos autorizados. Y el acceso es posible de forma remota.
- Seguridad de la información. Esto se debe a que los documentos se transmiten directamente a entornos seguros y cifrados. Ello minimiza el riesgo de poner datos sensibles en unidades locales.
Estas cuatro ventajas son algunas de las principales y que optimizan, radicalmente, la eficiencia y productividad de cualquier negocio.
Cuáles son los desafíos a considerar
Aunque estos sistemas aportan grandes ventajas a las empresas, requieren de una transición ordenada que, a veces, presenta ciertos desafíos. Por ejemplo, se debe hacer una configuración inicial manera adecuada. En ese caso, el departamento de TI debe intervenir para establecer los permisos de usuario, las reglas de enrutamiento, etc.
También es necesario formar al personal para que aprenda a usar la interfaz del equipo. Esto es vital para que entiendan el potencial de la nueva herramienta y ayudar a los empleados a abandonar los viejos hábitos.
Asimismo, se deben elegir los servicios en la nube adecuados que ofrezcan compatibilidad y seguridad para la información que se quiere clasificar. Esto es clave para cualquier proyecto.
En definitiva, esta revolución, impulsada por la nube, está apenas comenzando. Pronto, estos dispositivos no solo clasificarán documentos, sino que también iniciarán procesos y generarán análisis predictivos de forma autónoma.